Anleitung Zeit- und Spesenerfassung MS Dynamics

1. Zweck

Dieses Tutorial erklärt die  Verwendung von MS Dynamics. Dieses Programm wird von den PHGR-Mitarbeitenden für die Zeit- und Spesenerfassung beöntigt.

2. Voraussetzungen

  • WLAN-Verbindung
  • PHGR-Benutzerdaten
  • Falls man nicht an der PHGR auf Dynamics zugreift muss zuerst eine VPN Verbindung hergestellt werden.
    VPN PH-Notebook
    VPN Microsoft
    VPN Mac

3. How-To

3.1 Dynamics öffnen

Browser: Internet Explorer

MS Dynamics ist ein Microsoftprogramm, deshalb ist es zwingend den Internet Explorer für die Erfassung zu verwenden. Wird ein anderer Browser verwendet kann es vorkommen, dass einige Daten nicht richtig angezeigt werden.

Wo finde ich den Internet Explorer?

  • Windows-Taste drücken
  • Im Feld nach „Internet Explorer“ suchen
    internet

 

Wo finde ich MS-Dynamics?

  • MS Dynamics findet ihr im Intranet der PHGR:
    www.phgr.ch –> nützliche Links –> Dynamics (neu)

Log-in

  • Falls kein PHGR-Notebook verwendet wird erscheint ein Login Fenster. Nutzername und Passwort gemäss Accountblatt eingeben und auf Anmelden klicken.

3.2 Erfassung von Stunden

  • Klicke auf Arbeitszeitnachweise

Du befindest dich nun im Hauptfenster der Arbeitszeitnachweise.

Arbeitszeitnachweis wählen

  • Durch klicken auf den Pfeil kannst du die entsprechende Periode wählen:

1 Aktueller Arbeitzeitnachweis
2 Vormonat
3 Nachweise, die als Stellvertreter erstellt wurden
4 Arbeitszeitnachweise deiner Projekte
5 Alle deine eigenen Arbeitszeitnachweise

Stunden erfassen

  • Klicke auf die Kennung:
  • Klicke auf Neue Position (1)

  • Ergänze dann die nötigen Felder (5-10). ACHTUNG: Das Datum muss im oberen Bereich angepasst werden (5) und nicht im unteren Bereich (6). 


  • Hast du alle nötigen Daten ergänzt klicke auf die Diskette (11).
  • Möchtest du eine weitere Position erfassen klicke auf Neue Position (1).
  • Möchtest du eine Position löschen klicke auf die entsprechende Position und danach auf Entfernen (2) oder auf das X (12).
  • Falls du eine Position öfters erfassen musst kannst du diese auch als Favoriten speichern (4) und dann beim nächsten Mal auf Von Favoriten kopieren klicken (3).

Arbeitszeitnachweis zur Genehmigung schicken

 Sind alle nötigen Einträge gemacht muss der Arbeitszeitnachweis am Ende des Monats zur Genehmigung verschickt werden. Dies kann im Hauptfenster erledigt werden.

  • Klicke hierfür auf Absenden

Falls gewünscht kann noch ein Kommentar eingetippt werden. Danach auf Absenden klicken.

Verschickter Arbeitszeitnachweis zurückrufen

Falls doch etwas vergessen wurde kann der Arbeitszeitnachweis zurückgerufen werden, wenn er noch nicht bewilligt ist. 

  • Klicke rechts auf Aktionen:


  • Danach auf Rückruf:


  • Du kannst auch hier wieder einen Kommentar eintippen falls gewünscht. Klicke danach auf Rückruf.

Übersicht Arbeitszeitnachweise

Du hast verschiedene Möglichkeiten, deine Einträge anzuschauen:

  1. Übersicht über den aktuellen Arbeitszeitnachweis
  2. Hier erscheinen alle eingetragenen Stunden des angegebenen Zeitraumes. Die Liste kann auch ins Excel exportiert werden.
  3. Diese Auswertung hat nur Bedeutung für Personen, die im System einen Verwaltungskalender hinterlegt haben. (Zentrale Dienste und zum Teil Stabsstellen)
  4. Hiermit kannst du den aktuellen Arbeitszeitnachweis drucken
  5. Hier kannst du die Monatsübersicht drucken
  6. Hier kannst du alle Buchungen drucken

3.3 Erfassung von Spesen und Barauslagen

 Klicke auf der Startseite auf die enstprechende Option unter der Rubrick Ausgaben.

Spesen erfassen

  • Klicke auf Neue Spesenabrechnung
  • Klicke dann auf Neue Ausgabeposition
  • Wähle die entsprechende Spesenkategorie und klicke dann auf OK.


  • Ergänze alle Felder und klicke dann auf Speichern und Schliessen. Wichtig ist, dass nach der Erfassung „speichern und schliessen“ oder „speichern“ gewählt wird. Bei „schliessen“ geht der Datensatz verloren. Für jede Abteilung muss ein neuer Spesenbeleg geöffnet werden.

Beleg übermitteln

Wenn alle Positionen erfasst sind, muss der Spesenbeleg übermittelt werden. Ansonsten kann die HTW die Zahlung nicht auslösen. Ferner kann von der Administration auch keine Korrekturen vorgenommen werden. Die Belege werden bei Unstimmigkeiten einfach mit einem Vermerk zurück geschickt.

  • Klicke hierfür auf Übermitteln

Spesenbeleg Drucken

  • Klicke auf Spesenabrechnung im Register Drucken:
  • Zum Drucken müsst Ihr den Beleg momentan noch in ein PDF exportieren und danach Drucken.
    Klicke hierfür auf die Diskette und danach auf PDF.
  • Das PDF wird heruntergeladen. Du kannst es nun ausdrucken, visieren.
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