Anleitung Zeit- und Spesenerfassung MS Dynamics

Browser Internet Explorer

MS Dynamics ist ein Microsoftprogramm, deshalb ist es zwingend den Internet Explorer für die Erfassung zu verwenden.

Wo finde ich den Internet Explorer?

  • Windows-Taste drücken
  • Im Feld nach „Internet Explorer“ suchen
    internet

Wo finde ich MS-Dynamics?

MS Dynamics findet ihr im Intranet der PHGR

phgr

intranet

Erfassung von Stunden

Startseite zur Erfassung von Stunden und Spesen

dynamics

Arbeitszeitnachweiswählen

 arbeitzeit

 

  • Filter auf die richtige Periode einstellen
  • Die Nummer des Rapports an klicken
    zeitbearbeiten
  • Datum wählen
  • „neue Position“ anwählen, danach kann man entweder einfach eintippen oder mit Hilfe der Filter auswählen. Speichern (Diskette am Ende der Zeile)
  • „neue Position“ etc.

 

Datum nur im oberen Feld beim Filter wechseln, dann erhält man wieder eine leere Maske.

Nachdem alle Stunden des Monats erfasst sind Maske schliessen

absenden

Übersicht Arbeitszeitnachweis

 

Diese Auswertung entspricht der früheren Monatsübersicht und der Jahresübersicht.

 

  • Monatsübersicht: Periode wählen Übersicht anzeigen
    uebersicht
  • Jahresübersicht: Feld „Monatlich“ auf „jährlich“ stellen, Datum anpassen „Übersicht anzeigen“
    uebersichtjaehrlich

 

Buchungen Arbeitszeitnachweis

Hier erscheinen alle eingetragenen Stunden des angegebenen Zeitraumes. Die Liste kann auch ins Excel exportiert werden.

buchung

Feriensaldo und Zeitzähler

Diese Auswertung hat nur Bedeutung für Personen, die im System einen Verwaltungskalender hinterlegt haben. (Zentrale Dienste und zum Teil Stabsstellen)

ferien

Erfassung von Spesen und Barauslagen

 

Startseite zur Erfassung von Spesen und Barauslagen

ausgaben

„Ausgaben“ wählen

  • Spesenabrechnung neu
    spesen
  • Oder auf blaue Nummer klicken um bestehende Spesenabrechnung wieder zu öffnen
    spesennummer

Im Feld „Zweck der Spesen“ kann ein freier Text eingegeben werden. Z.B. Spesen September, Kurs xy Bern etc.

  • Auf neue Ausgabenposition klicken
    ausgabenposition
  • Die Spesenkategorien können ausgewählt werden und sind dieselben wie im alten Dynamics
    spesenkategorie

Wichtig ist, dass nach der Erfassung „speichern und schliessen“ oder „speichern“ gewählt wird. Bei „schliessen“ geht der Datensatz verloren. Für jede Abteilung muss ein neuer Spesenbeleg geöffnet werden.

speichern

Wenn alle Positionen erfasst sind, muss der Spesenbeleg übermittelt werden. Ansonsten kann die HTW die Zahlung nicht auslösen. Ferner kann von der Administration auch keine Korrekturen vorgenommen werden. Die Belege werden bei Unstimmigkeiten einfach mit einem Vermerk zurück geschickt.

Spesenbeleg aufbereiten

drucken

Zum Drucken müsst Ihr den Beleg momentan noch in ein PDF exportieren und danach Drucken.

druckexport

 

 

Print Friendly, PDF & Email

Millsom Jason has written 1 article