Mit Outlook lassen sich Termine und Kalender auf einfache Art und Weise sehr effizient pflegen. Der Kalender sowie alle dazugehörigen Funktionen befinden sich im Bereich Kalender. In der Kalenderansicht kann zwischen fünf verschiedene Ansichten gewählt werden.
Die Planungsansicht wird in der Regel verwendet, wenn viele Kalender miteinander verglichen werden müssen.
Seitliche Leiste im Postfach
Damit man nicht ständig in den Kalenderbereich wechseln muss, kann man, falls noch nicht vorhanden, im Postfach am rechten Rand eine Kalender-Leiste einblenden. Die Option dazu findet man im Menü -> Ansicht -> Aufgabenleiste -> Kalender.
Zusätzlich lassen sich auch die Aufgaben- oder Personenleiste einblenden. Diese Funktion steht auch in allen anderen Bereichen zur Verfügung.
Termin erstellen
Einen Termin kann im Bereich Kalender über die Schaltfläche (Ctrl+Shift+N) oder per Rechtsklick auf eine entsprechende Zeit erstellt werden. Termine werden an niemanden versendet, sie sind bloss für den eigenen Kalender. Ansonsten wird aus einem Termin automatisch eine Besprechung.
Teilnehmer einladen
Über die Schaltfläche „Teilnehmer einladen“ bei einem Termin oder über den Menüpunkt „Neue Besprechung“ kann eine Person zu einem Termin eingeladen werden. Dies funktioniert genau gleich wie bei einem E-Mail. Sie können zusätzlich noch Details zum Termin eingeben. Ist er versendet erhalten alle Personen im Empfängerfeld eine Einladung per E-Mail. Anschliessend können eingeladene Personen die Einladung annehmen oder ablehnen . Sie erhalten eine E-Mail Benachrichtigung, ob die jeweilige Person teilnimmt oder nicht. Termine werden automatisch in den Kalender eingetragen.
Anzeigen als
Für Termine und Besprechungen kann die Anzeige-Art im Kalender festgelegt werden. Dies dient dazu, dass andere Personen besser sehen können, wann Sie erreichbar oder besetzt sind.
| Anzeigeart | Erklärung |
| Frei | Ich habe einen Termin, bin aber im Haus erreichbar. |
| An anderem Ort tätig | Ich arbeite ausser Haus, bin aber per E-Mail oder telefonisch erreichbar. |
| Mit Vorbehalt | Der Termin oder die Besprechung ist nicht definitiv |
| Beschäftigt | Ich habe einen Termin oder eine Besprechung bei der ich nicht gestört werden möchte. |
| Abwesend | Ich habe Frei bzw. bin nicht am arbeiten |
Diese Funktion wird idealerweise so verwendet, dass man schnell herausfinden kann ob und wann eine Person während den Arbeitszeiten erreichbar ist.
Besprechungen
Eine Besprechung unterscheidet sich von einem Termin nur darin, dass bei einer Besprechung mehrere Personen dabei sind.
